System do obiegu dokumentów

System pozwalający na automatyczne pobranie dokumentów z wybranego zasobu np. poczty email i procedowanie ich w określony wcześniej sposób.

Funkcjonalność taka może być bardzo przydatna dla firm, które muszą codziennie przetwarzać wiele dokumentów lub maili. System taki może automatycznie pobrać pliki z załącznikami lub treści e-maili, a następnie przetworzyć je zgodnie z określonym wcześniej procesem.

Proces procedowania dokumentów może obejmować różne etapy, takie jak rozpoznawanie tekstu, klasyfikację, przypisywanie priorytetów, filtrowanie lub przekierowywanie do odpowiedniego pracownika.

Po przetworzeniu dokumentów, system może generować automatyczne odpowiedzi lub powiadomienia dla pracowników firmy, którzy są odpowiedzialni za dalsze działania.

Taki system może znacznie zwiększyć wydajność i redukować czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy.

Dokumenty są zbierane z mailów, na podstawie klasyfikacji. Pliki są procedowane w workflow.

Workflow jest tworzony dynamicznie.

Sam tworzysz workflow, określasz ilośc etapów tzw. Procedowane. 

Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb danej firmy.

Brakuje odczytu z pliku. Jest tylko zapis pliku i podgląd. 

OCR to jest odczyt dokumentu.

Skuteczny OCR faktur

Rejestracja dokumentów prosto z poczty email

Łatwa konfiguracja obiegu dokumentów

Korzystaj z gotowych szablonów procesowych i skonfiguruj je według własnych potrzeb, odzwierciedlając proces obiegu dokumentów w Twojej firmie. Prosta w użyciu mapa akceptacji pozwoli zachować kontrolę nad ścieżkami akceptacji dokumentów.

Bezpieczeństwo danych

Elektroniczny obieg dokumentów to bezpieczeństwo danych - system umożliwia nie tylko archiwizowanie i zabezpieczenie dostępu w chmurze, ale również daje wgląd do danych tylko uprawnionym przez Ciebie pracownikom i minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów.

Jakie typy dokumentów?

obieg faktury zakupu,

obieg wniosku urlopowego,

obieg delegacji,

obieg pism (korespondencji),

obieg dokumentów zakupowych,

obieg ofert i dokumentów handlowych,

obieg dokumentów zarządzania projektem,

obieg zarządzeń i okólników (intranet),

obieg zaliczek,

obieg wniosków pracowniczych.

Automatyczny obieg dokumentów czy ad hoc?

Drugi krok to określenie czy potrzebujemy budować tzw. workflow – czyli zautomatyzowane procesy, czy wystarczy że obiegiem będziemy sterować poprzez wskazywanie osób do których poszczególne dokumenty mają trafić (tryb ad hoc).

    Workflow

    Ad hoc

Sterowany obieg dokumentów do kogo ma trafić.